Prestação de Contas em Tempo Real

A POLI Soluções Condominiais Inteligentes se orgulha em fornecer um serviço de prestação de contas em tempo real para os seus clientes. Ao contrário de outras administradoras que esperam o fim do mês para começar a análise da documentação financeira e o fechamento da prestação de contas, demorando meses para entregar uma pasta pronta, nosso processo é diferente. Enquanto as contas estão sendo pagas, nossa equipe já está revisando a prestação de contas semanalmente, o que significa que você pode ver suas informações financeiras atualizadas a qualquer momento. Isso é possível graças ao nosso processo digital.

Ao invés de esperar por notas fiscais físicas, nossa administradora digital utiliza um robô que obtém as notas fiscais na internet. Isso significa que não precisamos esperar correspondências ou aguardar que os fornecedores enviem as notas fiscais. Tudo é feito de maneira eletrônica, o que traz muitas vantagens. Em primeiro lugar, a velocidade do processo é muito maior do que se estivéssemos lidando com papel. Isso significa que podemos agilizar o processo financeiro e evitar atrasos desnecessários. Além disso, o processo digital é mais seguro e confiável, pois é menos suscetível a erros humanos.

Além das notas fiscais, o robô do sistema também obtém as despesas de consumo, como água e energia elétrica, e as anexa ao sistema de pagamento. Com isso, evitamos que essas despesas sejam esquecidas, especialmente nos condomínios que possuem diversos códigos de consumo, e garantimos que todas sejam pagas no prazo correto.

O Débito Direto Autorizado (DDA) é outra ferramenta utilizada pela POLI como uma forma de agilizar ainda mais o processo de pagamento de despesas. Com o DDA, as despesas são registradas automaticamente na conta bancária do condomínio, evitando a necessidade de digitação manual ou leitura de códigos de barras boletos. Isso não apenas acelera o processo, mas também evita fraudes no pagamento de boletos e reduz a possibilidade de esquecimento de alguma despesa, uma vez que todas são registradas automaticamente no sistema. O setor financeiro da POLI trabalha em conjunto com a análise das notas fiscais para garantir que o uso do DDA seja feito de forma segura e eficiente.

Se o seu condomínio optar por abrir uma conta bancária digital integrada ao nosso sistema, o processo fica ainda mais facilitado. Isso significa que o pagamento de despesas pode ser feito automaticamente, sem a necessidade de transferências manuais. Isso economiza tempo e dinheiro, além de ser mais seguro e evitar erros no processo.

Quando o mês se encerra, a pasta digital de prestação de contas do condomínio já está praticamente pronta, sendo necessário apenas anexar o extrato bancário e o extrato dos investimentos para gerar sua versão final. O demonstrativo de receitas e despesas é enviado mensalmente para aprovação do síndico antes da geração dos boletos, e com estes procedimentos, os boletos podem ser gerados com a prestação de contas do mês anterior.

Além da gestão financeira, a POLI também coloca em prática uma gestão orçamentária em tempo real. Ao final do processo de pagamento de cada despesa, esta é alimentada na previsão orçamentária, mostrando o quanto já foi gasto na categoria daquela despesa e o quanto ainda resta de orçamento naquela categoria para o ano. Isso permite que o condomínio tenha uma visão clara e precisa das suas finanças e possa tomar decisões estratégicas mais rapidamente, com base em dados orçamentários, e não apenas no saldo da conta bancária.

Em resumo, a prestação de contas em tempo real é um dos maiores diferenciais que a POLI Soluções Condominiais Inteligentes entrega aos seus clientes. Nós utilizamos um dos mais completos softwares do mercado condominial para tornar o processo mais eficiente, seguro e confiável, além de fornecer aos condôminos um acesso imediato às movimentações financeiras dos seus condomínios. Se você deseja ter uma gestão financeira e orçamentária transparente e eficiente, entre em contato conosco para saber mais sobre como podemos ajudar o seu condomínio.